TRACES രജിസ്ട്രേഷന് നടപടിക്രമങ്ങള്
TDS (Tax Deduction at Source) ambn _Ôs¸« {]hÀ¯\§Ä IpSpX Imcy£aam¡p¶Xnsâ `mKambn C´ym Kh¬saâv hcpam\ \nIpXn hIp¸v Bcw`n¨ sh_v A[njvTnX kwhn[m\amWv TRACES AYhm TDS Reconciliation Analysis and Correction Enabling System. www.tdscpc.gov.in F¶mWv t]mÀ«Â A{UÊv. ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ (ശമ്പളവരുമാനക്കാരുടെ) വരുമാനനികുതി ശമ്പളത്തില് നിന്നും മാസം തോറൂം കുറവു ചെയ്ത് നാല് ക്വാര്ട്ടര് ആയി (Q1, Q2, Q3, Q4) ഇന്കംടാക്സ് ഏജന്സി (NSDL TIN Facilitation Centres) വഴി TDS ഫയല് ചെയ്ത ശേഷം ഉദ്യോഗസ്ഥന് (Deductee) നല്കേണ്ട TDS Certificate (Form 16), Annual Tax Credit Statement, Challan Status View (Form 26AS) തുടങ്ങി ഒട്ടേറെ സൗകര്യങ്ങള് ഈ പോര്ട്ടലില് ലഭ്യമാണ്. സര്ക്കുലര് നമ്പര് 04/2013/Newdelhi dated 17.04.2013 അനുസരിച്ച് ശമ്പളത്തില് നിന്നും ടാക്സ് പിടിക്കാന് അധികാരമുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥന് (Drawing and Disbursing Officer-DDO) TRACES പോര്ട്ടലില് നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന TDS Certificate (Form 16) മാത്രമെ വേരിഫിക്കേഷനു ശേഷം Deductee യ്ക്ക് നല്കാവൂ എന്ന് നിര്ദ്ദേശിക്കുന്നു.
Form 16 ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും, Challan Status അറിയുന്നതിനും എല്ലാം തന്നെ TRACES പോര്ട്ടലില് Head of the Institution, Deductor ആയി രജിസ്റ്റര് ചെയ്യണം.
(TIN വെബ്സൈറ്റില് രജിസ്റ്റര് ചെയ്തവര് വീണ്ടും TRACES പോര്ട്ടലില് രജിസ്റ്റര് ചെയ്യേണ്ട ആവശ്യമില്ല. അവര് TIN വെബ്സൈറ്റില് ഉപയോഗിച്ചിരുന്ന User ID, Password, എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് TRACES പോര്ട്ടലില് ലോഗിന് ചെയ്ത് പ്രൊഫൈല് സെക്ഷനില് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള് Update ചെയ്താല് മതി. അതിന്റെ വിശദാംശങ്ങള്ക്ക് ഇവിടെ ക്ലിക്കൂ)
രജിസ്ട്രേഷനു വേണ്ടി നല്കേണ്ട അത്യാവശ്യ വിവരങ്ങള്
- TAN of Deductor
- cPnkvt{Sj³ \S¯p¶ kab¯v Bhiys¸Sp¶ IzmÀ«dnse (sXm«pap¼v Ahkm\n¨ IzmÀ«dnse) sdKpeÀ tÌävsaânsâ TOKEN \¼À.
- Challan / Transfer Voucher Details
- {]kvXpX TOKEN \¼dpambn _Ôs¸« Challan/ Transfer Voucher  DÄs¸« GsX¦nepw aq¶v t]cpsS PAN \¼cpw B amkw Ahcn \n¶v CuSm¡nb XpIbpw.
- PAN of Authorised person
- Date of Birth of Deductor
- Designation of Deductor
- Communication Address
- Mobile Number
- E-mail ID
TRACES പോര്ട്ടലില് രജിസ്റ്റര് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ക്രമം
STEP 1 : VALIDATION DETAILS
TRACES പോര്ട്ടലിന്റെ (www.tdscpc.gov.in) Home Pageല് “Register as a New User” ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് User Type 'Deductor' എന്നത് സെലക്ട് ചെയ്യണം.
(Click image to get enlarged view)
ഇപ്പോള് ലഭിക്കുന്ന സ്ക്രീനില് Deductor-ടെ TAN എന്റര് ചെയ്യണം. അതിനു ശേഷമുള്ള വേരിഫിക്കേഷന് കോഡ് താഴെയുള്ള ബോക്സില് എന്റര് ചെയ്ത ശേഷം Proceed ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം.
(Click image to get enlarged view)
നടപ്പ് സാമ്പത്തികവര്ഷത്തില് തൊട്ടുമുമ്പ് അവസാനിച്ച ക്വാര്ട്ടറിലെ TDS ഫയല് ചെയ്തപ്പോള് ലഭിച്ച TOKEN Number / PRN Number നല്കണം. ( ആ ക്വാര്ട്ടറിലെ TDS ഫയല് ചെയ്ത ശേഷം ടാക്സ് ഏജന്സിയില് നിന്ന് ലഭിക്കുന്ന Deductors copy പരിശോധിച്ചാല് TOKEN നമ്പര് ലഭിക്കും).
(Click image to get enlarged view)
TOKEN നമ്പര് (15 digits) ചേര്ത്ത ശേഷം ആ ക്വാര്ട്ടറില് TDS ഫയല് ചെയ്തതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് രണ്ട് ഭാഗങ്ങള് കൂടി പൂരിപ്പിക്കണം.
Part 1 : CIN (Challan Identification Number) / Transfer Voucher Details
മുകളില് നല്കിയ Token നമ്പര് മൂന്ന് മാസത്തെ TDS ഫയല് ചെയ്യുമ്പോള് ലഭിക്കുന്നതാണല്ലൊ. അതില് ഏതെങ്കിലും ഒരു മാസത്തെ ചെല്ലാനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിവരങ്ങള് ഇവിടെ നല്കണം. ഇതിനായി ട്രഷറിയില് നിന്നും ലഭിക്കുന്ന Book Identification Number (BIN) ആവശ്യമാണ്. BIN-ന്റെ ഭാഗമായുള്ള Receipt No. (7 digit), Tax deposited date (ഉദാ: ഏപ്രില് മാസം ട്രഷറിയില് നിന്നും മാറുന്ന ശമ്പളബില്ലിലെ ടാക്സ് ഡെപ്പോസിറ്റ് തീയതി ആ മാസത്തിന്റെ അവസാന തീയതിയായ ഏപ്രില് 30 ആയിരിക്കും. അത് 30-Apr-2013 എന്ന് ചേര്ക്കണം.), DDO Serial Number (5 digits), Challan/ Transfer Voucher Amount (ഉദാ: ഏപ്രില് മാസം മാറിയ ബില്ലില് ആകെ ടാക്സ് ഇനത്തില് അടച്ചത് 35000 രൂപ ആണെങ്കില് ഇവിടെ 35000.00 എന്ന് ചേര്ക്കണം.
(Click image to get enlarged view)
Part 2 : PAN-AMOUNT Combination for Challan / Transfer voucher entered above
Part 1-ല് ചേര്ക്കുന്ന ചെലാന്/ട്രാന്സ്ഫര് വൗച്ചറില് ഉള്പ്പെടുന്ന ഏതെങ്കിലും മുന്ന് പേരുടെ പാന് നമ്പറും ആ മൂന്ന് പേരുടെ ആ മാസം ശമ്പളത്തില് നിന്നും ടാക്സ് ഇനത്തില് പിടിച്ച തുകയും ചേര്ക്കണം. തുക ചേര്ക്കുമ്പോള് പൈസ സ്ഥാനത്ത് .00 ചേര്ക്കണം. (ഉദാ:1700.00).
(Click image to get enlarged view)
അതിന്ശേഷം 'Proceed' ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള് 3-ാമത്തെ Stepലേക്ക് കടക്കും.
STEP 3 : ORGANISATION DETAILS & COMMUNICATION ADDRESS
ഇവിടെ സ്ഥാപനത്തെക്കുറിച്ചും സ്ഥാപനമേധാവിയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങളും, സ്ഥാപനത്തിന്റെ മേല്വിലാസം എന്നിവ നല്കണം.
ORGANISATION DETAILS : TAN of Deductor, Name of deductor എന്നിവ default ആയി ലഭിക്കും. Category of Deductor, PAN of Authorised Person, Date of Birth of Authorised Person, Name of Authorised Person, Fathers name of Authorised person എന്നിവ Mandatory fields ആണ്.
(Click image to get enlarged view)
“View Organisation details as in TRACES profile” എന്ന ലിങ്കില് ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് TAN Master-ല് ഉള്ള വിവരങ്ങള് ഇവിടെ ചില Mandatory fieldല് തനിയെ fill ആകും. ഇനിയും ഏതെങ്കിലും Mandatory field fill ആകാനുണ്ടെങ്കില് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ചേര്ത്താല് മതി.
COMMUNICATION ADDRESS
ഇവിടെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ മേല്വിലാസമാണ് നല്കേണ്ടത്.
(Click image to get enlarged view)
TAN രജിസ്റ്റര് ചെയ്തപ്പോള് നല്കിയ അഡ്രസ്സൊ, അവസാനം TDS ഫയല് ചെയ്ത സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിലെ അഡ്രസ്സൊ ചേര്ക്കാം. അതിനായി ഇടതുവശത്തുള്ള Check box-ല് രണ്ടിലും ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അഡ്രസ്സ് പരിശോധിക്കാം. ഏതിലാണൊ ശരിയായ അഡ്രസ്സ് ഉള്ളത്, അത് സെലക്റ്റ് ചെയ്യാന് ശ്രദ്ധിക്കണം.
COMMUNICATION DETAILS
കമ്മ്യൂണിക്കേഷന് ഡീറ്റയില്സ് എന്ന ഭാഗത്ത് ഫോണ്നമ്പര്, ഇ-മെയില് അഡ്രസ്സ് എന്നിവ നല്കിയ ശേഷം NEXT ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം.
(Click image to get enlarged view)
STEP 4 : LOGIN DETAILS
നാലാമത്തെ സ്റ്റെപ്പില് User ID, Password എന്നിവ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യണം. Alphabets, digits എന്നിവ User ID ഉണ്ടാക്കാനായി ഉപയോഗിക്കാം. യൂസര് ഐ.ഡി Available ആണോ എന്നറിയാന് 'Check Availability'യില് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പരിശോധിക്കാം. പാസ്വേഡ് Alphabets, digits, special characters എന്നിവ ചേര്ത്ത് ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യണം.
(Click image to get enlarged view)
അതിനു ശേഷം താഴെയുള്ള Create Account ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് 5-ാമത്തെ സ്റ്റെപ്പിലേക്ക് പോകാം.
STEP 5 :CONFIRMATION OF DEDUCTOR DETAILS
5-ാമത്തെ സ്റ്റെപ്പിന്റെ ഭാഗമായി സ്റ്റെപ്പ് 3ലും, 4ലും നല്കിയ വിവരങ്ങള് ഡിസ്പ്ലേ ചെയ്യും. ഇതിന്റെ താഴെയായി 'Edit' എന്നും, 'Confirm' എന്നും രണ്ട് ബട്ടണ് കാണും. കാണിച്ചിട്ടുള്ള വിവരങ്ങളില് ഏതെങ്കിലും തെറ്റുണ്ടെങ്കില് 'Edit' ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് മാറ്റം വരുത്താം. മാറ്റങ്ങള് ഒന്നും ആവശ്യമില്ലെങ്കില് 'Confirm' ചെയ്യാം.
(Click image to get enlarged view)
Confirm ചെയ്ത് കഴിയുമ്പോള് 'Registration request successfully submitted !' എന്ന് കാണിയ്ക്കും.
(Click image to get enlarged view)
അതോടൊപ്പം നമ്മുടെ അക്കൗണ്ട് activate ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ലിങ്കും ഒരു കോഡും (Activation code 1) ഇ-മെയിലിലും, രണ്ടാമതൊരു കോഡ് (Activation code 2) മൊബൈല് ഫോണിലും ലഭിക്കും. അടുത്ത 48 മണിക്കൂറിനുള്ളില് അക്കൗണ്ട് activate ചെയ്തിരിക്കണം.
ഇ-മെയില് പരിശോധിക്കുക. താഴെ കാണുന്ന മാതൃകയില് ഒരു സന്ദേശം ലഭിച്ചിരിക്കും
(Click image to get enlarged view)
ഇ-മെയിലില് ലഭിക്കുന്ന Activation Linkല് ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം. അപ്പോള് TRACESന്റെ അക്കൗണ്ട് Activation Page ലഭിക്കും. ഇവിടെ User ID, ഇ-മെയിലില് ലഭിച്ച കോഡ്, മൊബൈല് ഫോണില് എസ്.എം.എസ് ആയി ലഭിച്ച കോഡ് എന്നിവ നല്കി Submit ചെയ്യണം.
(Click image to get enlarged view)
അപ്പോള് ആക്ടിവേഷന് വിജയകരമായി പൂര്ത്തിയാക്കിയതായി അറിയിക്കും.
(Click image to get enlarged view)
ഇനി നമുക്ക് TRACESന്റെ Home Pageല് തിരിച്ചെത്തി Login ലിങ്കില് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് User ID, Password, എന്നിവ നല്കി ലോഗിന് ചെയ്യാം. TRACES ലേക്ക് സ്വാഗതം ചെയ്തുകൊണ്ടുള്ള Welcome പേജ് ലഭിക്കും.
(Click image to get enlarged view)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------